Содержание:
- 1 Когда необходима должностная инструкция для специалиста по госзакупкам
- 2 Требования к специалисту по госзакупкам
- 3 Кто утверждает должностную инструкцию
- 4 Пример составления должностной инструкции
- 5 Основные обязанности специалиста по закупкам: законодательная база
- 6 Зачем необходима инструкция
- 7 Образец и правила составления инструкции
- 8 Порядок ознакомления с документом
Если организация занимается проведением тендеров и заключением государственных контрактов, в ее штатном расписании обычно есть должность специалиста по закупкам. Специальность эта сравнительно молодая: она появилась после начала действия Федерального закона о госзакупках № 44. Это отдельная штатная должность, для которой разработан профессиональный стандарт, а значит, и установлены требования к необходимым квалификации и опыту. Поэтому для такого сотрудника должна быть разработана и утверждена соответствующая должностная инструкция.
Когда необходима должностная инструкция для специалиста по госзакупкам
Если учреждение или организация решили ввести в штатное расписание отдельного эксперта, который будет заниматься исключительно вопросами, связанными с проведением закупок по закону № 44-ФЗ, для него необходимо разработать отдельную должностную инструкцию. При этом в организации уже могут быть такие должности, как:
- менеджеры по закупкам;
- специалист по материально-техническому снабжению.
Эти сотрудники обычно всегда есть в организациях, в том числе государственных и муниципальных. Они занимаются обеспечением всех материально-технических нужд, и иначе их называют «снабженцы». От эксперта по госзакупкам они отличаются тем, что его задача состоит в оформлении государственных контрактов в рамках № 44-ФЗ. Для этого требуется не просто особая квалификация, но и соответствие новым профстандартам, утвержденным Минтрудом:
- «Специалист в сфере закупок»;
- «Эксперт в сфере закупок».
По закону 44-ФЗ, такой профессионал должен быть в каждой муниципальной или государственной организации. Организации, принимающие участие в тендерах в качестве поставщиков, также могут ввести такую должность. При этом должна быть утверждена отдельная должностная инструкция специалиста в сфере закупок, если эта обязанность является для работника основной. Если он совмещает несколько должностей, то можно дополнить уже имеющиеся требования к работе (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Требования к специалисту по госзакупкам
Чтобы человек мог претендовать на должность в рамках закона 44-ФЗ, он обязательно должен иметь:
- Профильное образование (среднее специальное, высшее, дополнительное) в зависимости от уровня должности. Допускается окончание курсов повышения квалификации, утвержденных на государственном уровне.
- Достаточные практические и теоретические знания требований закона 44-ФЗ и подзаконных нормативно-правовых актов в сфере госзакупок.
- Опыт работы с государственными контрактами.
- Навыки бухгалтерского учета и знание документооборота (составление и редактирование документов).
- Знание основ экономики и ценообразования.
Все эти условия должны быть отражены в соответствующей инструкции.
Кто утверждает должностную инструкцию
Этот документ каждая организация или учреждение разрабатывает самостоятельно, поэтому он является внутренним. Утвердить такой акт должен руководитель организации-работодателя. К форме и составу должностных инструкций законодательством требований не установлено, поэтому каждый работодатель имеет возможность разработать этот документ в соответствии со своими предпочтениями и практикой, сложившейся в отрасли.
Пример составления должностной инструкции
Структура документа обычно включает несколько разделов:
- Общие положения (порядок назначения на должность, подчинение и требуемый опыт).
- Функциональные должностные обязанности специалиста по закупкам (должны быть прописаны в соответствии с законом № 44-ФЗ).
- Права работника (требования Трудового кодекса).
- Ответственность работника.
- Условия работы (режим и порядок проведения спецоценки условий труда).
Разработанная должностная инструкция по закупкам должна быть подписана начальником структурного подразделения, куда трудоустроен сотрудник. Содержание документа должно быть согласовано с юридической службой. Сам работник должен быть ознакомлен с ней под подпись. Один экземпляр он обязательно должен получить на руки.
Сверху документа должны быть указаны данные организации (в левом углу) и стоять виза руководителя (в правом углу). Ниже располагается название.
Далее, в разделе «Общие положения», нужно указать:
- порядок назначения на должность специалиста по госзакупкам и освобождения от нее;
- подчинение работника;
- требования к стажу;
- требования к знаниям.
Следующий раздел «Функциональные обязанности» может быть объемным, поскольку в нем нужно перечислить абсолютно все, что входит в обязанности сотрудника. Но можно сделать его и лаконичным, как в приведенном примере. Главное, чтобы он соответствовал требованиям 44-ФЗ.
В разделе «Права» не забываем указать на право повышения квалификации и доступа к необходимой информации из других отделов организации.
Раздел «Ответственность» содержит сведения о том, какие нарушения караются по нормам трудового законодательства, а какие — по нормам гражданского или внутренних нормативных актов.
Далее нужно написать об условиях труда, указать, на основании чего утвержден документ. В самом конце идут подписи непосредственного начальника, виза юридического отдела и подпись самого работника с датой ознакомления.
Должностная инструкция специалиста по закупкам – это довольно важный документ, который сотрудник подписывает в первый день своей работы наряду с трудовым договором, заявлением о приеме и другими бумагами. Инструкция определяет конкретный перечень обязанностей специалиста, его права и ответственность.
Основные обязанности специалиста по закупкам: законодательная база
Деятельность этого сотрудника в основном определяется федеральным законом №44, в котором прописаны основные сферы работы:
- планирование закупок разных товаров и услуг;
- определение и работа с поставщиками;
- сопровождение процесса закупок на всех этапах;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги;
- проверка результатов закупки, оформление соответствующей документации.
Зачем необходима инструкция
Практика показывает, что к этому документу не стоит относиться как к формальной обязанности. Составлению должностной инструкции менеджера по закупкам стоит уделить особое внимание, поскольку это в интересах обеих сторон:
- Работник четко знает свои обязанности, требования к знаниям и умениям, а также степень своей ответственности в случае принятия неправильных решений. Этот перечень обязанностей и прочую информацию невозможно разместить в трудовом договоре, поэтому составляется инструкция.
- Работодатель четко формулирует свои требования к специалисту, на основании которых может объективно оценивать его работу, предлагать или требовать соответствующие корректировки.
Образец и правила составления инструкции
Документ должен содержать несколько обязательных разделов – это требования к профессиональным знаниям и умениям специалиста, его трудовые задачи, подробное описание должностных обязанностей (в виде списка), а также ответственность работника.
Требования к знаниям и умениям
Раздел можно поместить в начало должностной инструкции – например, в «Общие положения» либо выделить в качестве отдельного пункта. В начале документа нужно оставить место для визы директора «Утверждаю», дать полное наименование должности специалиста, определить замещающее его лицо в случае отсутствия основного работника в связи с болезнью, отпуском, командировкой и другими причинами.
Специалист по закупкам должен знать:
- основы законодательства – гражданского, административного, бюджетного, антимонопольного и других отраслей права;
- особенности проведения бухгалтерского учета при оценке закупок;
- ценообразование на рынке, методику отслеживания цен;
- все виды основных документов, правила их составления, риски сторон (договоры поставки, купли-продажи и др.);
- классификацию, основные характеристики, ассортимент товарных групп, в закупке которых нуждается организация;
- принципы/правила организации закупок;
- особенности документального сопровождения этого процесса;
- правила трудового распорядка и прочие особенности работы в конкретной компании.
Специалист по закупкам должен уметь:
- отбирать поставщиков на основе указанных критериев;
- отслеживать ценообразование, владеть методикой определения и обоснования начальных цен контракта;
- составлять закупочную и иную документацию, проверять ее;
- проводить коммерческие переговоры, составлять предложения;
- владеть компьютером на уровне уверенного пользователя (офисные программы и программы, применяющиеся в сфере закупок);
- разрабатывать информационные базы, вносить в них сведения, обрабатывать информацию, корректировать ее при необходимости;
- анализировать и отбирать заявки;
- оценивать проведенные закупки на основании утвержденных критериев, корректировать дальнейшие действия при необходимости;
- организовывать оплату либо возврат денежных средств наличными средствами, безналичным переводом, уметь взаимодействовать с банковскими организациями.
Специалист должен руководствоваться в работе:
- законодательством РФ (в первую очередь №44-ФЗ и др. законы);
- должностной инструкцией;
- трудовым договором;
- внутренними актами компании.
Отдельно можно прописать и трудовые функции специалиста, которые по сути совпадают с его обязанностями, однако формулируются в обобщенном виде, например:
- Анализ данных о потребностях организации, а также о ценах на товары/услуги.
- Обеспечение закупок у разных поставщиков для удовлетворения потребностей компании.
- Подготовка документации для осуществления процедуры закупки.
- Проведение закупки, составление всей сопутствующей документации.
- Обработка результатов.
- Выполнение отдельных поручений руководителя в пределах оговоренных обязанностей.
Права сотрудника
Отдельно можно указать и права сотрудника. Он имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Специалист вправе корректировать свою работу, принимать самостоятельные решения в рамках полномочий, а также вносить предложения об улучшении организации деятельности в установленном порядке.
Ответственность специалиста
Ответственность устанавливается в первую очередь за недостаточно качественное исполнение либо уклонение от исполнения своих обязанностей. В этом случае применяется замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Также ответственность наступает за причинение ущерба компании, за несоблюдение трудовой дисциплины.
В конце текста работник ставит подпись об ознакомлении, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату.
Порядок ознакомления с документом
В день приема на работу сотрудник подписывает трудовой договор, заявление и некоторые другие документы. В их числе – и должностная инструкция. Подпись означает ознакомление с текстом этого документа и согласие с каждым его пунктом. Сотрудник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы) и дату на общей инструкции и конкретно своем экземпляре.
Далее сотрудник отдела кадров предоставляет один оригинальный экземпляр документа для работника, который хранит его постоянно на своем рабочем месте. Также отметка об ознакомлении ставится в специальном журнале регистрации.
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность специалиста по закупкам подразделения «Закупочные технологии» (далее — Специалист по закупкам) ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации» (РАНХиГС) (далее Учреждение).
1.2. На должность специалиста по закупкам назначается лицо, удовлетворяющее следующим требованиям к образованию и обучению:
1.3. Специалист по закупкам должен знать:
1.4. Специалист по закупкам должен уметь:
1.5. Специалист по закупкам назначается на должность и освобождается от должности приказом проректора Учреждения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.6. Специалист по закупкам подчиняется проректору Учреждения и начальнику подразделения «Закупочные технологии»
2. Трудовые функции
3. Должностные обязанности
Специалист по закупкам имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а так же материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста по закупкам .
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста по закупкам .
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
Специалист по закупкам несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение распоряжений и поручений проректора Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения специалист по закупкам может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 сентября 2015 г. № 625н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.